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Sommaire
1.Rédiger le contenu
2.La présentation du document
a)L'utilisation de « styles »
b)La table des matières
c)Les puces et numéros de pages
d)Notes de bas de page
e)Les sauts de pages
3.L'orthographe et la grammaire
4.Les raccourcis pratiques
5.Quelques remarques.
L'utilisation d'un traitement de texte facilite grandement l'écriture et la présentation de documents informatiques. Ces outils sont en général livrés en standard sur les PC des différents constructeurs informatiques. Aujourd'hui, plusieurs éditeurs se partagent le marché : Microsoft avec Word ou encore Sun Star Office avec Writer.
L'objectif de cet article est d'apporter une vision globale des possibilités du logiciel Microsoft Word dans le cadre de la rédaction d'un mémoire.
1. Rédiger le contenu
Il est important de bien réfléchir au plan que l'on souhaite suivre, aux grandes parties du mémoire afin de distinguer les futurs chapitres. Dans cette première phase, l'objectif est d'avoir un découpage approximatif mais efficace du document à rédiger.
Une méthode consiste donc à choisir une police par défaut -Times New Roman par exemple, ainsi qu'une taille de caractère -12 par exemple pour rédiger le contenu brut du mémoire.
Vous pourrez choisir de travailler en affichage Page pour plus de lisibilité (choisir Affichage puis Page dans le menu).
Dès lors, vous pouvez vous concentrer uniquement sur le contenu de votre mémoire. Il est important, afin d'améliorer à la fois la présentation et la productivité de bien séparer le fond de la forme.
2. La présentation du document
On suppose à présent la rédaction du document réalisée. Il convient alors de s'attacher à sa mise en forme. Rédiger un document, c'est aussi le rendre agréable à lire et à consulter. Dès lors, vous allez pouvoir utiliser toutes les possibilités que Word met à votre disposition et qui vous permettront de rendre attractif votre mémoire.
a) L'utilisation de « styles »
Par défaut, tout texte écrit est écrit dans le style dit « Normal ». Cependant, l'utilisation de styles permet de simplifier la tâche de mise en forme du document en affectant des présentations préétablies à des parties de document.
Par défaut, vous trouverez sur Word les « styles » suivants :
- Normal
- Police par défaut
- Titre 1
- Titre 2
- Titre 3
Heureusement, il est possible de définir ses propres styles en suivant la démarche suivante : Format puis Style puis nouveau.
Figure 1 : Nouveau style
Vous pourrez ainsi créer un style « ParagrapheAMoi » par exemple.
Il est alors possible de préciser la police, la numérotation ou la taille dans la liste déroulante Format.
b) La table des matières
La table des matières est un élément essentiel du mémoire, puisque c'est un moyen rapide de découvrir le contenu d'un document.
Word facilite la génération de la table des matières à condition d'avoir utilisé au préalable des styles pour les différentes parties du mémoire. (Voir section précédente).
Il vous suffit alors de cliquer sur Insertion puis Tables et index et enfin de cliquer sur l'onglet Table des matières.
Vous obtiendrez l'écran suivant :
Figure 2 : Tables et index
En cliquant sur ok, le sommaire sera automatiquement généré à l'endroit souhaité.
c) Les puces et numéros de pages
Afin d'automatiser la numérotation de vos titres de pages ou de paragraphes, vous pourrez utiliser les puces et les numéros de pages.
Cliquez sur Format puis Puces et numéros.
Vous obtiendrez l'écran suivant :
Figure 3 : Puces et numéros de pages
d) Notes de bas de page
Lorsque vous rédigerez votre mémoire, vous aurez probablement envie d'expliciter une abréviation ou encore de citer une source. C'est pourquoi, vous pourrez utiliser une note de bas de page.
Cliquez sur Insertion puis Note de bas de page.
Figure 4 : Note de bas de page
e) Les sauts de pages
Il peut être intéressant de forcer le saut de page afin de garder par exemple les titres de pages systématiquement en haut de page.
Cliquez alors sur Insertion puis Saut.
Figure 5 : Saut
3. L'orthographe et la grammaire
Word vous permet de vérifier autant que possible l'orthographe et la grammaire de votre document. Cet outil est bien utile pour déjouer et corriger les fautes de frappe.
Néanmoins, le correcteur n'est pas la panacée et il convient de rester vigilant quant à l'orthographe et à la grammaire de votre mémoire.
Figure 6 : Grammaire et orthographe
Remarque : en pressant la touche F7, vous lancerez automatiquement la vérification de l'orthographe et de la grammaire.
4. Les raccourcis pratiques
Word utilise les raccourcis usuels sous Windows :
- copier/coller : Ctrl + c / Ctrl + v
- Mettre un texte en gras : Ctrl + g
- Mettre un texte en italique : Ctrl + i
- Sauvegarder le document : Ctrl + s
- Annuler l'opération courante : Ctrl + z
5. Quelques remarques.
Il est conseillé de faire des sauvegardes régulières notamment sur disquette !
L'informatique permet un gain de temps précieux mais il faut néanmoins prendre certaines précautions notamment la sauvegarde régulière de votre document Word.
En effet, il est probable que votre document sera complété pendant plusieurs semaines avant d'être validé comme définitif.
Durant ce temps, il est important d'enregistrer votre mémoire sur une disquette ou bien de l'envoyer sur une boîte e-mail distante (www.voilà.fr ou www.yahoo.fr par exemple). Ainsi, si votre pc ou votre disque dur rend l'âme ou bien si vous faite par mégarde une opération irréversible sur votre document Word, vous aurez la possibilité de le récupérer aisément.
Philippe Cluzeau
Ingénieur Informatique
Comité rédaction Infirmiers.com
E-mail : philippe.cluzeau@infirmiers.com
1ère mise en ligne : Mars 2003
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