Refondre un planning ASH et AS

[bigblue]

Bonjour,
Je souhaite refondre les planning de l'ETS. (Ehpad 39 lits-38 présents). FPT.
3 étages + Rez de Chaussé
J'ai 8 ASH + 1 un WE sur 2.
Actuellement j'ai 12 plages horaires différentes...
M 7h30-15h00 7,00
M1 7h30-14h00 6,00
C1 8h-13h/18h-20h 7,00
C2 8h-12h/18h-20h 6,00
L 8h30-16h 7,00
L1 7h30-14h 6,00
L2 7h30-15h 7,00
VL 8h-13h/18h-20h 7,00
VL1 8h-12h30/18h30-20h 6,00
S1 13h-20h 7,00
S2 14h-20h 6,00
S/L 8h-13h/14h-19h 10,00

Je souhaite à terme faire une proposition de nouveau planning équitable pour tous, avec une rotation systématique par étage (y'en a des plus lourds que d'autres) et par agent (CP,WE & JF).

Connaîtriez vous un logiciel capable de gérer toutes ces variables ?
Ou une âme charitable qui maîtrise parfaitement la planification...

Dans deuxième temps j'étudierais la même problématique avec les 9 AS+1(1WE/2) avec 8 plages horaires existantes :
M1 7h/14h30
M2 7h30/15h
S 13h30/2030
C1 8h/11h-16h/20h
C2 8h30/12h30- 17h30/20h30
M3 7h/15h30
M4 7h30/16h
Contrainte : 3 étages donc une min par étage/jour + 1 volante pour les cas +lourds
Pour cela j'ai 8 ASH + 1 qui me fait 1WE/2
Je souhaiterais aussi une rotation systématique par étage...

Il n'y a pas d'urgence...c'est une étude préalable...à négociation...
Je reste à la disposition du ou des volontaires pour plus de renseignements si nécessaire.
Merci de votre accueil
B.

[Leopold Anasthase]

Connaîtriez vous un logiciel capable de gérer toutes ces variables ?

J'ai plein de mauvaises nouvelles...

1) La fabrication du tableau de service est un exercice complexe et difficile à modéliser. C'est pour ça qu'il existe très peu de logiciels pour le faire. Si la programmation vous dit quelque chose, il s'agit d'un problème de solveur (trouver une ou plusieurs solutions en tenant compte de contraintes).

Les rares logiciels qui sont capable d'établir un planning sont de très grosses usines à gaz, et sont très chers. Une fois que vous avez payé le logiciel, il faut aussi payer une personne qui entre les contraintes. Et le jour où les contraintes changent, il faut repayer...

2) La réalisation du planning peut rarement bénéficier d'une aide extérieure. Il faut pouvoir s'immerger dans le fonctionnement de la structure.

3) Le planning est un sujet sensible, et les moindres modifications dans l'organisation du travail déclenchent souvent des guerres. La meilleure solution est donc d'obtenir un consensus. Une des façons d'y parvenir est de demander l'avis de tout le monde (ça ne veut pas dire qu'on tient compte de tous les avis).

Quelques pistes...

1) La première étape est de recenser les besoins. De combien de personnes de quelle qualification avez-vous besoin de telle heure à telle heure ? Il faut établir un total d'heures pour chaque catégorie professionnelle et par an.

2) On compare les besoins avec le nombre d'heures que fait le personnel. Il faut calculer en équivalent temps plein.

3) Si les besoins sont supérieurs à l'offre, ça commence mal... Il vaut mieux avoir une petite marge, ça permet de faire face aux congés maladie, aux formations, et organiser des réunions de service.

4) Quand les contraintes sont complexes (certaines tâches sont moins appréciées que d'autres, certains postes sont plus lourds que d'autres etc.), une technique que j'ai utilisée avec succès consiste à fabriquer un jeu de cartes. Je m'explique...

Vous fabriquez un jeu de cartes avec le nom des agents. Autant de jeux de cartes qu'il peut y avoir d'agent présent en même temps. Vous tirez une carte d'un agent à qui vous attribuez un poste (le plus simple est de commencer par le poste le plus désagréable). Et ainsi de suite. Si le nom de l'agent apparaît deux fois alors que ça n'est pas possible, on place la carte au fond du paquet et on tire la suivante.

Ça fournit un planning un peu décousu, mais équitable. Ensuite, on peut bricoler pour l'améliorer (regrouper les postes pour qu'un agent ne fasse pas trop de services différents dans la même semaine par exemple).

5) Une autre solution, plus simple, est d'identifier chaque poste par une abréviation. Par exemple, pour un bloc opératoire, celui qui fait 8h/17h dans la salle 1 sera nommé B1/9 (B pour bloc, 1 pour le numéro de la salle, 8 pour le nombre d'heures de présence). Et pour chaque poste, vous créez des compteurs : chaque agent doit pouvoir savoir combien de fois dans le mois, dans les deux mois qui précèdent, dans les six mois qui précèdent, il a fait de samedi de jour, de dimanche de nuit etc.

Ensuite, on fait le planning comme d'habitude, et on bidouille pour équilibrer les compteurs.

[bigblue]

Bonjour et merci...
Ou effectivement des bonnes idées...
Mais tout de même déçu que rien de simple n'existe !
Merci pour le tuyau du jeu de carte...
Je vais m'y atteler pour voir...

Je donnerais des nouvelles...

B.

[Jo_bis]

J'ai 8 ASH + 1 un WE sur 2.

9 AS+1(1WE/2)

Pour 40 lits, c'est plus que possible.
J'ai travaillé sur des EHPAD de 50 lits où il y avait seulement 7 AS y compris pour la nuit, et 6 ASH....

Avant de partir sur cette multitude d'horaires différents qui font usine à gaz, je vous conseille de travailler en amont les fiches de poste et l'organisation du travail, avec la participation de votre équipe.
Par exemple, 7 AS + ASH dans la tranche 18h/20h : c'est beaucoup trop pour le nombre de résidents (si j'ai bien compris). Les horaires coupés doivent rester exceptionnels : évitez-les au maximum.
Plus il y a des horaires différents, plus c'est le bazar : les agents se retrouvent avec des postes ayant une charge de travail différente, à un rythme rapide : rien de tel pour favoriser les oublis organisationnels.

Une fois ceci fait, définissez des horaires en nombre limité, réalistes et stables.
Ensuite pour les plannings, il existe des logiciels adaptés : travaillez sur les cycles de travail à partir de votre tableau des effectifs => Comptez en ETP puis ensuite en personnes pour des raisons budgétaires. Tenez compte des qualifications et évitez les faisant fonction au maximum.