Conseils d'organisation pour l'été : IDEL, partez l’esprit libre !

Congés d’été : les bonnes questions à se poser dès maintenant

À quelle période partir (et comment l’annoncer efficacement) ?

• Tout le monde veut partir l’été… mais la demande en soins peut évoluer fortement à cette saison selon votre zone géographique. Entre régions touristiques surchargées et déserts médicaux où l’offre est réduite pendant les congés, le choix de la période est stratégique. Interrogez-vous sur vos patients les plus dépendants, sur les pics d’activité passés et sur les absences éventuelles de confrères : tous ces éléments vous aideront à choisir la période la plus propice.
• Travaillez-vous seule, en binôme ou au sein d’un cabinet ou d’un établissement collectif ? Êtes-vous titulaire ou collaboratrice ? Dans tous les cas, il est essentiel de planifier ensemble les absences pour assurer une couverture optimale. Une bonne coordination interne évite les tensions et garantit une meilleure prise en charge des patients.
• L’annonce à la patientèle est cruciale : faites-le en amont (dans l’idéal quelques semaines, voire un mois à l’avance) et par plusieurs canaux. Informez-les lors des soins, laissez un mot dans leur dossier de soins, affichez une note dans votre cabinet ou à domicile, envoyez un SMS ou activez une annonce vocale sur votre téléphone. Un patient bien informé est un patient rassuré. Et n’oubliez pas un petit rappel une semaine avant votre départ : confirmez la durée de votre absence, afin que vos patients ne soient pas perdus !

Quel type de remplacement choisir pour assurer la continuité des soins ?

• Trouver un remplaçant compétent, disponible et avec qui le courant passe, ce n’est pas toujours simple. Pour éviter le stress de dernière minute, lancez vos recherches quelques mois à l’avance, voire d’une année sur l’autre si vous êtes sûre de repartir aux mêmes dates (on vous voit, les mères de famille !). Multipliez les leviers : plateformes spécialisées, groupes Facebook, bouche-à-oreille, écoles d’infirmiers, etc.
• Avant de valider une collaboration, assurez-vous que votre remplaçant a bien son diplôme, dispose d’une assurance Responsabilité Civile Pro à jour et connaît vos outils numériques. S’il ou elle utilise déjà Albus Latitude, c’est un vrai plus !
• Ne partez jamais sans un contrat écrit. Cela protège les deux parties et formalise les engagements. Dans notre eBook (à télécharger gratuitement en fin d’article), vous trouverez un modèle de contrat, accompagné d’une checklist ultra-pratique pour ne rien oublier : rétrocession d’honoraires, transmission de matériel, accès aux dossiers, gestion des urgences, etc.

Bien s’organiser pour partir sereine : votre meilleure alliée

Avant de partir : faire le tri, planifier, transmettre

• Avant de partir, mettez votre cabinet à jour : ordonnances renouvelées, feuilles de soins envoyées, plan de soins clair pour chaque patient, dossiers informatisés à jour. Cela facilitera la tâche de votre remplaçant(e), mais aussi votre reprise.
• Côté facturation, anticipez au maximum. Ne laissez pas traîner des semaines de soins non facturés : non seulement cela complique le suivi, mais cela peut aussi décaler vos rentrées d’argent pendant l’été. Utilisez les fonctionnalités de planification de votre logiciel pour programmer certaines tâches à distance.
• Préparez un livret ou document de passation à l’attention de votre remplaçant(e) : tournée, planning, habitudes des patients, particularités logistiques, numéros utiles, etc. Plus votre passation est claire, plus vous partez l’esprit tranquille.

Pendant votre absence : les outils qui facilitent la continuité

• Grâce à des logiciels de gestion faits par et pour les IDEL comme Albus Latitude, vous pouvez suivre à distance l’activité de votre cabinet sans interférer : tournées, facturation, télétransmission, tout est accessible en quelques clics si besoin.
• Pour fluidifier les échanges, pensez aux outils collaboratifs (Drive sécurisé, messageries instantanées, applications de partage de documents), afin de rester joignable en cas d’urgence sans être constamment sollicitée.
• Automatisez tout ce qui peut l’être : répondeurs, messages d’absence, redirection de mails… Ces petites astuces évitent que les sollicitations n’interrompent vos moments de repos.

Maximiser ses congés… sans sacrifier ses revenus

Congés = perte de revenus ? Pas forcément !

• La grande peur de l’infirmière libérale en vacances : voir son chiffre d’affaires s’effondrer. Pourtant, des leviers existent pour atténuer l’impact. Une bonne rétrocession d’honoraires, négociée avec votre remplaçant(e), vous permet de conserver une partie de vos revenus tout en vous assurant que la patientèle est prise en charge.
• Pensez à vérifier vos droits auprès de la CARPIMKO ou de votre contrat de prévoyance : des indemnités peuvent exister en cas de congés maternité, pathologiques ou d’arrêts pour raison de santé. Autant de filets de sécurité à connaître.
• Calculez votre budget prévisionnel avec précision : combien perdez-vous réellement ? Quelles charges continuent à courir ? Peut-on les réduire temporairement ? Une planification financière, même sommaire, permet d’éviter les mauvaises surprises au retour.

L’été, un moment idéal pour faire le point et évoluer

• Un cabinet en pause, c’est aussi l’occasion rêvée pour prendre du recul. Profitez de ce temps plus calme pour revoir vos process, tester un nouveau logiciel ou même repenser l’organisation de vos tournées.
• Vous pouvez aussi en profiter pour monter en compétences depuis votre transat : formations en ligne, podcasts professionnels, webinaires… ou la lecture de notre eBook !
• Réfléchissez à ce que vous souhaitez pour la rentrée : plus de confort de travail ? Moins de paperasse ? Une meilleure conciliation vie pro/vie perso ? L’été peut marquer un nouveau départ si on sait le préparer.

Conclusion : la checklist express pour un été 100 % zen

Pour ne rien oublier, gardez cette to-do list à portée de main :

✅ Dates de congés fixées et communiquées.
✅ Remplaçant(e) trouvé(e), briefé(e) et à l’aise avec les outils.
✅ Contrat rédigé, signé, archivé.
✅ Patients informés (oral, écrit, SMS…).
✅ Factures traitées, feuilles de soins envoyées.
✅ Dossiers patients à jour et accessibles.
✅ Automatisations activées (mail, téléphone).
✅ Budget prévisionnel ajusté.
✅ Et surtout… valise prête et détente activée !

Ce qu’Albus fait pour les IDEL

📘 Et si on allait encore plus loin ?

Téléchargez, dès maintenant, notre guide complet « IDEL et remplacements : tous nos conseils pratiques pour les infirmières libérales ».

Un concentré d’astuces, de modèles et de retours terrain pour :

• Trouver facilement un(e) remplaçant(e), même en dernière minute.
• Rédiger un contrat clair, conforme et équilibré.
• Gérer les imprévus sans stress.
• Optimiser votre organisation avec les bons outils (dont Albus Latitude !).
• Préserver votre chiffre d’affaires pendant les congés.

👉 Téléchargez votre compagnon indispensable de l’été : https://bit.ly/4mnjih6
 

Bonnes vacances ! 🌞